Профессиональное уничтожение документов

Офисным работникам хорошо знакома проблема оптимального хранения и утилизации неактуальных бланков, копий, черновиков, содержащих интересные фактов для конкурирующих фирм. Уничтожение документов закреплено законодательством (ФЗ №125, №77, ГОСТ 7.50-90), включает 3 этапа:

 

• проведение экспертизы ценности;
• составление акта о выборке дел к уничтожению;
• утилизация бумаг, подтвержденная документально.

 

 

Упростить процедуру по уничтожению документов, согласно действующим требованиям поможет специализированная компания. Мы предоставляем услуги «под ключ» быстро и качественно. Предлагаем наиболее удобный и доступный в цене способ утилизации бумаг. Гарантируем абсолютную конфиденциальность. Обращайтесь!

 

Какие документы подлежат уничтожению

 

Требования по хранению документов (в том числе по личному составу) госорганами, муниципальными ведомствами, организациями и предпринимателями регулируются пунктом 1 статьи 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 №125-ФЗ. При уничтожении распорядительных, административно-хозяйственных, бухгалтерских, кадровых документов, не подлежащих хранению, следует учитывать ряд ограничений:

 

• бумаги, созданные до 2009 года, подлежат утилизации по истечении срока хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000;
• сроки хранения документов, созданных позднее 2010 года, сверяют с приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.

 

 

Сроки хранения:

 

1. Типовая бухгалтерская документация - 5 лет.
2. Сведения о налоговом учете - 4 года.
3. Остальные документы, подтверждающие деятельность организации - в течение периода работоспособности компании.
4. Документы со сроком давности 75 лет: ведомости без лицевых счетов по начислению зарплаты, карточки с персональными данными, лицевые счета, трудовые договора. Годовые отчеты перед ПФР, ФСС, Росстатом также хранятся 75 лет.

 

Утилизация бумаг проходит с учетом срока хранения, истекшего к 1 января текущего года. Например, дело 2016 года с периодом хранения 5 лет, указывают в акте 2022 года. Если дата создания документов неизвестна, необходимо подать запрос к специалистам архивного учреждения. Полученные сведения позволят правильно определить дальнейшие действия, относительно бумаг. Условие рассмотрено пунктом 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций.

 

 

Важно! Несоблюдение закона грозит привлечением к ответственности (статья 27 ФЗ № 125-ФЗ).

 

Уничтожение архивных документов

С момента создания документы хранятся в службе делопроизводства заказчика согласно номенклатуре дел. Затем дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, документы по личному составу передают в архив предприятия, по окончанию предельных сроков хранения, бумаги, отнесенные к НАФ, требуют постоянного хранения в госархивах Москвы. Государственные документы передают в муниципальные музеи, библиотеки. Контроль сохранности, комплектации и пользования документами государственной важности выполняет Росархив Москвы.

 

 

Негосударственная часть Архивного фонда РФ размещает бумаги коммерческих компаний. Процедура осуществляется на договорной основе, согласно регламентируемым срокам:

 

1. Годовых бухгалтерских отчетов и балансов организаций - 10 лет, квартальной отчетности – 3 года.
2. Передаточных, разделительных, ликвидационных балансов – 10 лет.
3. Учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров) – 3 года.

 

Для уничтожения архивных документов организация создает экспертные комиссии, привлекая сотрудников подразделений и руководителя компании, представителя Росархива. Комиссия определяет совместно с Росархивом Москвы порядок отбора бумаг на хранение и уничтожение, проводит экспертизу ценности информации и опись дел. Архивный орган дает заказчику разрешение на уничтожение бумаг, не подлежащих передаче в госархивы. Утилизация документов подтверждается актом, утвержденным руководством компании. Факт передачи документов на переработку (утилизацию) отражают в бухгалтерском учете как увеличение забалансового счета 17 (по коду КОСГУ 440).

 

 

Способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

 

Оформляя заказ на уничтожение документов, мы учитываем отраслевую специфику, практику утилизации бумаг, финансовые возможности заказчика. Наиболее эффективно стационарное шредирование, сжигание и химическое уничтожение документов с выездом к заказчику по Москве.

 

Механическое измельчение. Мы используем новые технологии шредирования бумаги с уровнем секретности выше DIN3. Промышленные шредеры отличаются от офисных выбором степени измельчения бумажных и электронных носителей информации. Метод востребован в Москве, Московской области, благодаря возможности выезда на объект, быстрой переработке масштабных партий бумаги, высокой безопасности услуги при лояльной цене.

 

 

Закапывание, промышленное прессование, утопление документов. Способы не надежны, но стоят недорого. Подходят организациям с невысокой капитализацией или физическим лицам.

 

Химическая обработка — дорогостоящая, но надежная методика уничтожения секретных документов с выездом к заказчику: мы перерабатываем бумаги в однородную скомканную массу посредством воды и химических препаратов. Способ предпочтителен для крупных компаний, государственных учреждений, требующих 100 % гарантии на уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

 

Сжигание идеально подходит для ликвидации конфиденциальных данных с максимальным уровнем секретности.

 

 

Уничтожение электронной документации с выездом к заказчику

 

В компетенции нашей компании:

 

1. Размагничивание. Воздействие на носитель информации (аудио, видеокассету, жесткие диски) электромагнитным полем.
2. Стирание данных, перезапись. Наши программисты стирают электронные файлы с сервера или жесткого диска головного ПК.
3. Механическое уничтожение.
   В рамках услуги мы воздействуем на электронные носители химическими реагентами, сжиганием или расплавлением.

 

 

Способ и сроки уничтожения комиссия определяет самостоятельно. Цены, условия и объем работы будет прописан в акте.

 

Уничтожение документов шредером

 

При офисном уничтожении документов восстановить бумаги позволяет инновационная технология Unshredder. Путем сканирования и компьютерной графики программа формирует фрагменты или полоски в единое целое. Наиболее простое решение - использование промышленного шредера, оснащенного блок-контейнером объемом 13-300 л, машинка одновременно уничтожает 7…85 листов шириной 210…450 мм. Класс секретности - S1…S6.

 

 

Степень производительности определяет выбор портативных, стационарных офисных и высокомощных промышленных приборов для уничтожения документов, правильно подобранный аппарат позволит измельчить бумагу требуемым способом:

 

• продольную нарезку узких полос длиной листа;
• поперечное измельчение документов в крошку;
• нарезку бумаги по параметрам, заданным на экране шлифмашины;
• уничтожение документов из плотной бумаги.

 

Соберите бумаги в опечатанный контейнер (металлический, пластиковый, картонный) со шредер-мешком. В назначенное время специалист прибудет для изъятия и транспортировки бумаг в переработочный цех или проведет утилизацию на вашей территории, подтвердит действия Актом. Остатки утилизированных бумаг подлежат смешению, прессованию под высоким давлением и отправке на целлюлозные фабрики Москвы (типа ООО «Старстеп») для переработки сырья.

 

 

Классы уничтожения документов

 

Согласно международному стандарту DIN 32757,1/1995, размеры и количество фрагментов при шредировании листов А4 определяют 7 уровней секретности:

 

Р7. Резка документов государственной важности. Размер фрагментов 5 мм2 при ширине 1 мм, количество частиц, получаемых с одного листа - 12400.

Р6. Уничтожение бумаг госучреждений и крупных компаний. Площадь фрагмента - 10 мм2, ширина 1 мм, число 6200.

Р5. Утилизация стратегических планов, конструкторских бумаг. Размер 30 мм2, ширина 2 мм, количество - 2000.

Р4. Уничтожение кадровых, бухгалтерских, налоговых документов в Москве. Площадь фрагментов 160 мм2, ширина 6 мм, количество частиц, получаемых при резке одного листа - 390.

Р3. Перекрестная резка коммерческих предложений, презентаций, прайсов. Параметры - 320 мм2/2 мм/195.

Р2. Продольное уничтожение внутренних документов компании: переписки, инструкций, правил. Параметры - 800 мм2/6 мм/35.

Р1. Продольная резка общих публичных документов, открытой переписки. Параметры - 2000 мм2/12 мм/30.

 

 

Уничтожение документов путем сжигания

 

Предлагаем вниманию организаций простую, недорогую, эффективную услугу уничтожения документов в Москве путем сжигания в пиролизной печи. Технологически способ утилизации в инсенераторном комплексе включает ряд этапов:

 

1. Подготовка бумаг для погружения в герметично закрытый бункер, где документы подлежат дробному измельчению.
2. Переработанные отходы попадают в пиролизный отсек, обеспечивающий сжигание отходов при температуре 900-1000 ºC.
3. Плазменный факел горит без кислорода в среде, заполненной инертным газом, обеспечивая полное сжигание отходов. Охлажденный остаток попадает в приемный бункер.
4. Отходящий газ перед попаданием в атмосферу подлежит очистке и увлажнению. Мера позволяет задержать взвешенные частицы и нейтрализовать кислотные составляющие в циклоне и скруббере.

 

 

Термический способ позволяет уменьшить объем отходов на 90-95 %, уничтожить патогенную микрофлору, гарантировать безопасность, конфиденциальность уничтожения документов. Однако, цена услуги с учетом выезда бригады и погрузочно-разгрузочных работ обходится дороже шредирования.

 

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

 

Как официально организовать уничтожение документов? Общепринят следующий порядок утилизации по окончанию срока хранения бумаг:

 

1. Работники организации отбирают документы с истекшим сроком хранения. Составляют 2 экземпляра описи дел и акт об изъятии данных о бизнесе (п. 1 глава 3 раздел V Правил №1000).
2. Описи дел и акты об изъятии, утилизации бумаг подлежат рассмотрению экспертной комиссией в Москве.
3. Утвержденные экспертной комиссией перечни бумаг получает экспертная комиссия Росархива (далее – ЭПК).
4. Акты уничтожения документов проверяют ЭПК и утверждаются руководителями компании.
5. Дела передают на уничтожение профессиональной компании или проводят утилизацию самостоятельно. Незначительные объемы - максимум 20 кг (смотрите письмо Госкомархивов 20.04.10 №795/072) можно сжечь или обработать шредером.

 

 

Прайс-лист на уничтожение документов в Москве

 

Цены на профессиональную утилизацию документов в Москве:

 

Разбор неупорядоченной документации, отделение бумаг с истекшим сроком хранения  -      20 рубля (1 дело)       

Выделение бланков с истекшим сроком хранения на уничтожение с полистным просмотром -     40 рублей (1 дело)     

Упорядочивание дел по связкам -       10 рублей (1 связка)

Шредирование документов в Москве -        2 рублей/кг

Сжигание документов - 20 рублей (цена за 1 кг)

Уничтожение документов на нашей территории - 1 рублей/кг

 

Оформляя выезд к заказчику, мы также предлагаем уничтожить диски, дискеты, чековые книжки, пластиковые карты, переплетную продукцию. Цены включают погрузку, транспортировку, уничтожение документов, составление акта об утилизации, отчеты для бухгалтеров. Скорость утилизации - 3 тонны/час! Звоните! Мы обслуживаем все районы Москвы и Московской области.